Khi nhắc đến tiêu chuẩn quốc tế, Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCMS) theo ISO 22301 là một chủ đề không thể bỏ qua. Với vai trò là Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI), chúng tôi nhận thấy sự quan tâm ngày càng tăng của doanh nghiệp Việt Nam đối với việc đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, chúng tôi quyết định chia sẻ những thông tin chi tiết và hữu ích về hệ thống này để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn và áp dụng hiệu quả.
Tính Liên Tục Trong Kinh Doanh Là Gì?
Tính liên tục trong kinh doanh, theo tiêu chuẩn ISO 22300, là khả năng của một tổ chức trong việc duy trì cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức độ chấp nhận được sau khi xảy ra sự cố gián đoạn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch và chiến lược rõ ràng để đối phó với các tình huống khẩn cấp, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn lâu dài.
Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Liên Tục ISO 22301 Là Gì?
Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCMS) theo ISO 22301 là một bộ khung quản lý bao gồm các phương pháp, quy trình và quy tắc liên kết với nhau. Mục tiêu chính của BCMS là đảm bảo các quy trình kinh doanh quan trọng vẫn tiếp tục hoạt động ngay cả khi xảy ra các sự cố hoặc tình huống khẩn cấp. ISO 22301 không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động mà còn hỗ trợ trong việc phát triển và cải thiện liên tục hệ thống quản lý này.
Các Thuật Ngữ Trong Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Liên Tục ISO 22301:2019
Trong hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo ISO 22301:2019, có một số thuật ngữ quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững:
- Chính sách kinh doanh liên tục: Đây là định hướng tổng thể nhằm ngăn ngừa các sự cố và cách ứng phó với tình huống khẩn cấp, được lãnh đạo cao nhất của tổ chức công bố chính thức.
- Mục tiêu kinh doanh liên tục: Là các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp hướng tới để đạt được kết quả nhất quán với chính sách kinh doanh liên tục.
- Hoạch định quản lý tính liên tục trong kinh doanh: Các kế hoạch và dự định để đạt được mục tiêu kinh doanh liên tục.
- Kiểm soát tính liên tục trong kinh doanh: Các biện pháp quản trị nhằm ngăn ngừa, xử lý và ứng phó với sự cố hoặc tình huống khẩn cấp.
- Đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh: Cung cấp lòng tin rằng các yêu cầu về tính liên tục trong kinh doanh sẽ được thực hiện và tuân thủ.
- Cải tiến hệ thống kinh doanh liên tục: Các hoạt động lặp lại nhằm nâng cao kết quả thực hiện.
Các Yếu Tố Của Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Liên Tục ISO 22301
Để xây dựng một hệ thống quản lý kinh doanh liên tục hoàn chỉnh theo ISO 22301, cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là ba yếu tố cơ bản của BCMS:
Cơ Cấu Tổ Chức
Cơ cấu tổ chức là cách thức bố trí và sắp xếp nhân sự trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc phân công vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cho từng cá nhân và bộ phận. Một cơ cấu tổ chức khoa học và chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước các sự cố.
Nội Quy / Quy Định
Nội quy và quy định là những văn bản quy phạm pháp luật, nêu rõ các cách xử sự mà các chủ thể phải tuân thủ trong các tình huống cụ thể. Nội quy giúp ngăn ngừa lạm quyền, bảo vệ quyền lợi của người lao động và duy trì trật tự, kỷ luật trong doanh nghiệp.
Quá Trình
Quá trình là tập hợp các hoạt động liên quan và tương tác với nhau, biến đổi các đầu vào thành đầu ra. Các nhiệm vụ và hoạt động trong quá trình cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý để đạt được kết quả cuối cùng, thường là một sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quy Trình Chứng Nhận Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Liên Tục
Để đạt được chứng nhận ISO 22301, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
Lập Kế Hoạch Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Liên Tục ISO 22301
Bước đầu tiên là thiết kế và xây dựng cấu trúc hệ thống BCMS cho tổ chức. Doanh nghiệp cần thiết lập các kế hoạch và quy trình thực hiện chi tiết.
Triển Khai Thực Hiện Hệ Thống BCMS
Sau khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần chia nhỏ hệ thống BCMS thành các quy trình nhỏ và phân công công việc cho từng bộ phận. Điều này bao gồm việc phổ biến chính sách và đào tạo nhân viên để đảm bảo hiệu quả thực hiện.
Theo Dõi Và Đánh Giá Kết Quả Thực Hiện ISO 22301
Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá định kỳ để xác định xem việc triển khai hệ thống BCMS có đúng kế hoạch ban đầu hay không, và có vướng mắc gì trong quá trình thực hiện.
Xem Xét Và Cải Tiến
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp phân tích hiệu quả áp dụng hệ thống BCMS, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các sai sót và đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến.
Đăng Ký Chứng Nhận Và Đánh Giá Chứng Nhận Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh Liên Tục
Cuối cùng, sau khi hoàn thiện và khắc phục các vấn đề, doanh nghiệp đăng ký chứng nhận ISO 22301 và tiến hành các thủ tục đánh giá theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận. Nếu được xác minh về sự tuân thủ, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng chỉ ISO 22301 có hiệu lực trong vòng 3 năm, với điều kiện hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát định kỳ.
Kết Luận
Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCMS) theo ISO 22301 là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả trong những tình huống khẩn cấp. Việc áp dụng và duy trì hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục mà còn nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Để tìm hiểu thêm về Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục ISO 22301 và nhận được sự tư vấn chi tiết, hãy liên hệ với Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) qua Hotline: 0904.889.859 (Ms.Hoa) hoặc email: chungnhantoancau@gmail.com.
