Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng tiềm ẩn nhiều rủi ro như dịch bệnh, thiên tai, tấn công mạng hay các sự cố kỹ thuật, việc đảm bảo duy trì hoạt động liên tục là ưu tiên hàng đầu của các tổ chức hiện đại. Chính vì vậy, ISO 22301 – Hệ thống quản lý tính liên tục trong kinh doanh (BCMS) trở thành tiêu chuẩn quốc tế quan trọng, giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với các tình huống gián đoạn và nâng cao khả năng phục hồi.
Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) xin chia sẻ một cách toàn diện, dễ hiểu và chuẩn mực về tiêu chuẩn ISO 22301, nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và phương pháp triển khai hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo hướng chuẩn xác, hiệu quả và bền vững.
Tính liên tục trong kinh doanh là gì?
Tính liên tục trong kinh doanh được định nghĩa là khả năng của tổ chức duy trì việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức độ chấp nhận được, ngay cả khi xảy ra các sự cố nghiêm trọng gây gián đoạn. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi khách hàng, giữ vững thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp sớm phục hồi hoạt động và giảm thiểu tổn thất về tài chính, nguồn lực và uy tín.
Theo định nghĩa từ tiêu chuẩn ISO 22300, khái niệm này không chỉ là ứng phó với rủi ro mà còn bao gồm khả năng tái thiết và phục hồi nhanh chóng, hướng đến bảo đảm hoạt động ổn định và đáng tin cậy.
Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục ISO 22301 là gì?
Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (tiếng Anh: Business Continuity Management System – BCMS) là tập hợp các chính sách, quy trình và phương pháp toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp:
- Xác định các mối đe dọa tiềm tàng đối với hoạt động
- Đánh giá rủi ro và khả năng tổn thương trong hệ thống hiện tại
- Lên kế hoạch dự phòng nhằm đảm bảo khả năng hoạt động xuyên suốt và phục hồi kịp thời khi có gián đoạn xảy ra
Tiêu chuẩn ISO 22301:2019 chính là khung tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn chi tiết cách thức xây dựng, thực hiện, duy trì và không ngừng cải tiến BCMS phù hợp với từng tổ chức.
Không chỉ là một công cụ quản trị hiệu quả, ISO 22301 còn mang lại lợi thế cạnh tranh về sự tin cậy, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín với khách hàng, đối tác và cộng đồng đầu tư.
Thuật ngữ quan trọng trong hệ thống BCMS theo ISO 22301
Chính sách liên tục kinh doanh
Là định hướng chiến lược cấp cao nhằm giảm thiểu tác động từ các sự cố gián đoạn, được thiết lập và phê duyệt bởi ban lãnh đạo cao nhất. Chính sách này tạo nền tảng để xây dựng văn hóa nhận thức về rủi ro và khả năng phục hồi trong tổ chức.
Mục tiêu quản lý tính liên tục
Doanh nghiệp cần xác định những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được để triển khai BCMS thành công, phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn và chính sách chung của tổ chức.
Hoạch định kế hoạch liên tục kinh doanh
Bao gồm các phương án, quy trình và bước chuẩn bị… nhằm thiết lập một hệ thống phản ứng nhanh chóng và kịp thời với các tình huống khẩn cấp, đảm bảo hạn chế gián đoạn đến mức tối thiểu.
Kiểm soát và theo dõi tính liên tục
Là các biện pháp nhằm duy trì tính ổn định của quá trình quản lý liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện kiểm tra nội bộ, đánh giá hiệu quả và đưa ra điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tiễn.
Khẳng định khả năng duy trì hoạt động
Đây là cam kết của tổ chức đối với các bên liên quan, thể hiện sự sẵn sàng của hệ thống trong việc duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh thông suốt trong mọi hoàn cảnh.
Cải tiến hệ thống liên tục
Việc lặp lại các bước đánh giá, rà soát và cải thiện chính là chìa khóa giúp hệ thống quản lý liên tục không ngừng được tăng cường về hiệu quả, phù hợp với điều kiện mới và thách thức ngày càng gia tăng.
3 yếu tố cốt lõi cấu thành hệ thống BCMS theo ISO 22301
Để hệ thống quản lý hoạt động liên tục được vận hành hiệu quả, cần tích hợp đầy đủ các yếu tố sau:
Cơ cấu tổ chức rõ ràng
Một hệ thống BCMS hiệu quả phụ thuộc lớn vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, vì vậy việc xác lập nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cho từng nhóm hoặc cá nhân là điều cần thiết. Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt trong thời điểm khủng hoảng.
Bộ quy định và tài liệu hóa
Thiết lập hệ thống quy định, nội quy và hướng dẫn đóng vai trò xương sống để duy trì kỷ luật và chuẩn hóa các hành động ngay cả trong môi trường bất ổn. Các văn bản như nội quy, chính sách nội bộ và tài liệu huấn luyện cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo tính hiệu lực và dễ thực hiện.
Hệ thống quy trình mạch lạc
Mọi hoạt động trong BCMS cần được tổ chức dưới dạng chuỗi các quá trình (process-driven) – từ phân tích rủi ro, đánh giá tác động đến việc xây dựng kế hoạch ứng phó, diễn tập và cải tiến. Cấu trúc quy trình đóng vai trò bảo đảm tính nhất quán và hiệu quả trong việc triển khai và phản ứng với các tình huống phát sinh.
Các bước triển khai và chứng nhận ISO 22301
Để đạt chứng nhận ISO 22301, doanh nghiệp cần trải qua quy trình xây dựng Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục theo các bước bài bản, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch và hệ thống BCMS
Khởi đầu bằng việc phân tích hoạt động, xác định điểm rủi ro then chốt và thiết lập chính sách tổng thể. Kế đến là thiết kế BCMS phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề của tổ chức.
Bước 2: Tổ chức triển khai trong toàn doanh nghiệp
Phân chia hệ thống BCMS thành các phần việc cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận. Đồng thời, tiến hành đào tạo nhận thức để nâng cao sự gắn kết và hiểu biết về vai trò BCMS trong toàn thể nhân viên.
Bước 3: Giám sát, đo lường và đánh giá hiệu quả
Thực hiện các hoạt động kiểm tra nội bộ, đo lường mức độ sẵn sàng và phản ứng của hệ thống trong các bài tập hoặc tình huống mô phỏng gián đoạn. Qua đó, thu thập dữ liệu thực tế để đánh giá khả năng vận hành hiệu quả của BCMS.
Bước 4: Xem xét và cải tiến hệ thống
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần tiến hành các biện pháp điều chỉnh, cải tiến hệ thống từ gốc rễ để khắc phục các điểm yếu, đảm bảo khả năng đạt chứng nhận ISO 22301 và vận hành ổn định về lâu dài.
Bước 5: Đăng ký đánh giá và nhận chứng nhận ISO 22301
Khi hệ thống đã đảm bảo tuân thủ các yêu cầu theo tiêu chuẩn, tổ chức có thể đăng ký với bên thứ ba là Tổ chức chứng nhận quốc tế để thực hiện đánh giá. Doanh nghiệp đạt yêu cầu sẽ được cấp chứng chỉ ISO 22301 có giá trị toàn cầu trong vòng 3 năm, điều kiện là tiếp tục duy trì và vượt qua kiểm tra định kỳ từ tổ chức cấp chứng nhận.
Kết luận
ISO 22301 là chứng chỉ đảm bảo sự ổn định và khả năng phục hồi doanh nghiệp trước khủng hoảng. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục không chỉ là một yêu cầu ngày càng phổ biến từ thị trường, mà còn là lợi thế chiến lược cốt lõi cho sự tồn tại và phát triển bền vững.
Nếu doanh nghiệp bạn đang hướng tới xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, chặt chẽ và sẵn sàng trước mọi rủi ro, hãy hành động sớm với ISO 22301.
Để được tư vấn chi tiết hoặc đăng ký dịch vụ chứng nhận ISO 22301, vui lòng liên hệ:
📞 Hotline: 0904.889.859 (Ms. Hoa)
📧 Email: chungnhantoancau@gmail.com
Viện Nghiên Cứu Phát Triển Chứng Nhận Toàn Cầu (GCDRI) – Đối tác tin cậy trong hành trình nâng cao năng lực quản trị rủi ro và phát triển bền vững của doanh nghiệp Việt.
